Ali res vsaka prenova delovnih prostorov zagotavlja uspeh?
Projekti prenove delovnih prostorov nudijo odlično priložnost za reorganizacijo prostorov, povečanje produktivnosti zaposlenih in zagotovitev pozitivnih izkušenj na delovnem mestu. Pa so res vsi projekti prenove vedno uspešni?
V podjetju Leesman (vodilno podjetje na področju raziskovanja izkušenj zaposlenih na delovnem mestu) so opravili raziskavo v 346 podjetjih, po tem ko so ti prenovili svoje poslovne prostore. Ta je pokazala, da je veliko število projektov reorganizacije delovnih prostorov uspešnih. Kljub temu pa je še vedno preveč projektov takšnih, ki imajo precej povprečne rezultate. Še več, ugotovili so, da 1 od 5 projektov prenove delovnih prostorov kaže slabe rezultate tudi po prenovi. Torej zaposleni po reorganizaciji prostorov niso bolj produktivni, na delovnem mestu se ne počutijo bolj prijetno kot prej, delovno mesto ni prilagojeno njihovim glavnim delovnim nalogam …
Že veste, kateri so najpomembnejši elementi, ki ji je potrebno upoštevati pri načrtovanju delovnih prostorov, če želite zagotoviti uspešnost prenove? Za vas smo pripravili brezplačno e-knjigo, v kateri boste natančneje spoznali te elemente. Zagotovo vam bodo informacije v pomoč, ko se boste lotili načrtovanja vaših delovnih prostorov.
Raziskava je pokazala, da podjetja s prenovo svojih prostorov uspejo omogočiti interakcijo in sodelovanje med zaposlenimi. Zagotavljanje pogojev za timsko delo torej navadno ni problem. Težave pa se pojavijo pri načrtovanju zasebnih prostorov (t. i. tihih kotičkov), kjer lahko zaposleni svoje delo opravijo v miru. Podatki torej odkrito kažejo, da morajo kakovostno načrtovani delovni prostori spodbujati in omogočati tako individualne kot tudi timske dejavnosti.
V nadaljevanju je raziskava potrdila, da se podjetja ob prenovi delovnih prostorov čedalje pogosteje odločajo za fleksibilna delovna mesta, kar pomeni, da zaposleni ne opravljajo svojega dela izključno za svojo delovno mizo. Hkrati pa so podatki potrdili, da odločitev o tem, ali bodo delovni prostori zagotavljali fleksibilna ali statična delovne mesta, sama po sebi ne zagotavlja uspeha prenove oziroma doseženih ciljev. Tako fleksibilni kot statični delovni prostori so lahko produktivni in prijetni. Odvisno je od vaših zaposlenih in načina njihovega dela.
Če želite raziskati kakovost vaših delovnih prostorov, smo za vas pripravili kratka vprašanja, ki vam bodo pri tem v pomoč. Brezplačno si jih lahko prenesete tukaj. Hitro boste lahko prepoznali, kje v vaših delovnih prostorih so največje težave.
Iz raziskave je razvidno tudi, da zaposleni, ki imajo manj zapletene vloge v podjetju (opravljajo manj raznolikih temeljnih dejavnosti), običajno po prenovi delovnih prostorov občutijo manjše izboljšanje v primerjavi s sodelavci, ki imajo v podjetju bolj zapletene vloge (opravljajo več temeljnih dejavnosti). Ugotovili so, da novi delovni prostori prinašajo največ koristi tistim z večjo zapletenostjo vlog, kar je mogoče razložiti z dejstvom, da novi delovni prostori pogosto omogočajo več raznolikosti in fleksibilnosti. Prav zaposleni s kompleksnimi vlogami imajo največ koristi, ko v delovno okolje dodamo raznolikost. Vendar je potrebno poudariti, da ta skupina po vsem svetu predstavlja le 38 % zaposlenih.
Zaposleni z manj kompleksnejšimi vlogami poročajo o boljši izkušnji na delovnem mestu, če imajo v pisarni bolj statično delovno mesto. Za tiste z večjo zapletenostjo vlog pa boljša izkušnja na delovnem mestu izhaja iz fleksibilne organizacije in njihove možnosti uporabe različnih delovnih mest.
Rezultati raziskave potrjujejo, da je uspeh prenove delovnih prostorov odvisen od tega, kako so delovni prostori in način njihove uporabe usklajeni z dejavnostmi, ki jih zaposleni v podjetju opravljajo. Glavi izziv je torej poiskati to usklajenost in identificirati profil zaposlenih. Ugotoviti moramo, kakšne so vloge zaposlenih in koliko posameznih tipov oseb je med njimi. Ko to naredimo, je treba podrobno analizirati njihovo razporeditev po prostorih. To je tisto, kar določa, ali bo prenova delovnih prostorov uspešna ali ne. Definitivno je jasno, da ne obstaja univerzalna rešitev, ki bi ustrezala vsem podjetjem hkrati.
Raziskava obstoječih delovnih prostorov je neizogibna, če želimo zagotoviti uspeh prenove. Ker gre za zamudno in zahtevno nalogo, jo lahko namesto vas opravimo mi. S pomočjo spletnega vprašalnika, ki ga izpolnijo vaši zaposleni, bomo pridobili pomembne informacije, ki vam bodo pomagale pri prenovi vaših prostorov. Za vas bomo pripravili povzetek, kje v vaših delovnih prostorih se pojavljajo največje težave in kaj je tisto, kar je potrebno čim prej spremeniti. Brez strahu nas kontaktirajte, z veseljem vam bomo pomagali.
Zapomniti si je potrebno naslednje: delovni prostori morajo podpirati vrsto dela in način na katerega zaposleni delajo. Če vodstvo podjetja ne prepozna potreb svojih zaposlenih, tvega, da bo v prenovljene delovne prostore vneslo spremembe, ki ovirajo, namesto da bi spodbujale produktivnost in pozitivne izkušnje na delovnem mestu.
Literatura: https://www.leesmanindex.com/wp-content/uploads/2019/10/EwX-P2-Edition-1.pdf
Fotografije: Unsplah in Pexels
