Kako pripraviti pisarne in ostale delovne prostore za delo ekipe po karanteni? S praktičnimi primeri.

COVID-19 pandemija se počasi stabilizira. Organizacije in podjetja so že začela z odpiranjem delovnih prostorov, ali pa bodo to storila v kratkem. Prehod z dela od doma na opravljanje dela v delovnih prostorih bo za nekatera podjetja predstavljal velik izziv. Ustaljenih praks in postopkov namreč ni. Kako torej izvesti varno in nekonfliktno vrnitev ekipe na delovna mesta?

Cilj priprave protokola in načrta reorganizacije delovnih prostorov je varen in nekonflikten prehod na opravljanje dela v delovnih prostorih, ki bo v skladu s potrebami podjetij/organizacij ter njihovih ekip. Posegi v delovne prostore so namenjeni zmanjševanju možnosti prenosa okužb. Poudarek je na zagotavljanju socialne distance minimalno 1,5 m (nekaj priporočil za preprečevanje okužb v zaprtih prostorih najdete tukaj). Rešitve se bodo razlikovale glede na število ljudi, ki se v posameznem koraku vračajo na delovno mesto v podjetje.

Pri tem je pomemno, da so ukrepi socialnega distanciranja vedno v skladu z Zakonom o varnosti in zdravju pri delu, Pravilnikom o zahtevah za zagotavljanje varnosti in zdravja delavcev na delovnih mestih ter ostalimi zakoni, predpisi in pravilniki, ki so relevantni v tem primeru.

Priprava načrta

• Preveritev obstoječega stanja. Jedrnata analiza trenutnih delovnih prostorov. Kaj ustreza in kje so kritične točke?
• Nova pravila uporabe delovnih prostorov. Niz preprostih in jasnih pravil upoštevanja distance, gibanja in medsebojnega sodelovanja.
• Priprava delovnih prostorov. Vizualni prikaz pravil in navodil uporabe vsakega posameznega prostora.
• Priprava delovnih mest. Vizualni prikaz pravil in navodil uporabe vsakega posameznega delovnega mesta.

Pri pripravi načrta varne vrnitve v delovne prostore vam lahko pomagamo. V 4 korakih za vas pripravimo predlog in smernice reorganizacije prostorov, da zagotovite ustrezno fizično razdaljo med člani vaše ekipe.

Ukrepi v pisarnah in delovnih prostorih

• določite maksimalno število ljudi, ki se lahko, ob upoštevanju minimalne fizične razdalje, hkrati nahajajo v nadstropju (v ta namen si lahko priskrbite števce, s pomočjo katerih je mogoče nadzirati število prisotnih ljudi v nadstropju; namestijo se pred vhod v nadstropje, da vaši ekipi omogočajo vpogled v število prisotnih);
• izračunajte maksimalno število uporabnikov v posameznem prostoru tako, da delite neto uporabno površino prostora s kvadratom dogovorjene socialne distance (primer: socialna distanca 2m: 20 m²/2/2 = 5 ljudi);
• oblikujte sistem rezervacije delovnih miz, da lahko posamezniki preverijo udeležbo, še preden prispejo na delo;
• posameznikom omogočite delo od doma, da zmanjšate gnečo v delovnih prostorih;
• implementirajte politiko čiste mize – po delovnem času vsi člani ekipe pospravijo svojo delovno
• mizo in s tem omogočijo kakovostno čiščenje ter razkuževanje miz;
• izogibajte se delitvi miz – eno mizo naj uporablja izključno en posameznik;
• če tega ni mogoče zagotoviti, poskrbite, da posamezniki pred in po uporabi vsakič očistijo ter razkužijo delovno površino in roke (poskrite, da bodo imeli vsa sredstva za čiščenje in razkuževanje pri roki);
• povečajte prostor med mizami in med njih postavite panele;
  dodajte mize v prostore, ki so bile prej namenjeni skupnim delovnim aktivnostim, recimo v prostore za sestanke, izobraževanja, osvežitev …;
• določite pravila sedenja in gibanja znotraj pisarn/delovnih prostorov, da ves čas zagotavljate minimalno razdaljo.

Sestanki

• Preden organizirate sestanek v živo, dobro presodite, ali je res nujen;
  omejite število ljudi, ki so lahko prisotni na sestankih;
• sestanke izvedite v večjih prostorih, kjer je mogoče zagotavljanje fizične razdalje;
• iz prostorov za sestanke odstranite odvečno pohištvo, da zagotovite več prostora;
• večje sestanke z ekipo ali strankami opravite preko video konferenc;
• čim bolj omejite srečanja z zunanjimi gosti.

Vhodi

• Omejite število vhodov z namenom, da člane vaše ekipe in ostale obiskovalce usmerite na zaščitene ter varne poti;
• ob vhodih zagotovite sredstva za razkuževanje rok;
• v prostorih, kjer se po navadi zadržuje več ljudi (v čakalnicah, na hodnikih …), na tla namestite talne oznake, ki označujejo varno razdaljo.

Recepcija

• Člane vaše ekipe, ki delajo na recepciji in imajo stike z obiskovalci, ki prihajajo v vaše delovne prostore, dobro podučite o varni interakciji;
• na vidno mesto postavite opozorilo za obiskovalce, naj se receptorju ne približajo na manj kot 1,5–2 m (naj se ne nagibajo naprej);
• med receptorji in obiskovalci namestite prozorne pregrade (recimo iz pleksi stekla);
• omogočite brezstično registracijo (odstranite t. i. touch screen naprave za registracijo; posamezniki naj se registrirajo preko svojega mobilnega telefona);
• v recepciji odstranite pohištvo, da omejite površine, ki se jih ljudje pogosteje dotikajo;
• redno čistite in razkužujte točke pogostih dotikov (kljuke, stikala, ročaje …);
• poskrbite, da se vsa dostava (pošiljke …) na recepciji izvaja brezstično – pošiljke razkužite.

Skupni prostori

Razmislite o priporočilih in nasvetih, ki promovirajo varnost in vodijo obiskovalce vašega podjetja/organizacije skozi skupne prostore.

• V skupnih prostorih zagotovite sredstva za razkuževanje rok (pred stopnicami, v čakalnicah, v dvigalih, jedilnicah …);
• določite in označite smer hoje po glavnih poteh – hodniki, stopnice … (razmislite o enosmernih poteh gibanja);
• jasno postavite označbe, ki ljudi vodijo do mesta, kamor so namenjeni, z upoštevanjem vseh pravil minimalne fizične razdalje;
• pohištvo in opremo prerazporedite tako, da omogočite ustrezno socialno distanco;
• za varnost uporabnikov in ponudnikov v jedilnicah poskrbite tako, da med njimi namestite ustrezno zaščito (recimo pregrado iz pleksi stekla); lahko ponudite samo hrano, ki je že prej zapakirana in čaka na uporabnika; ustrezno označite vrsto in razdalje med posamezniki, ki čakajo v vrsti; mize in stole razporedite tako, da je zagotovljena priporočena razdalja; podaljšajte časovni okvir, v katerem se streže hrana, da preprečite gnečo.

Dvigala

Dvigala so prostori, kjer je socialno distanco še posebej težko ohranjati. Uporabo dvigal lahko do neke mere nadzorujete s pomočjo naslednjih priporočil:

• v prostor, kjer ljudje čakajo na dvigalo, na vidno mesto namestite navodila za varno čakanje in varno uporabo dvigala (navodila za varno uporabo dvigala namestite tudi v dvigalo);
• s pomočjo talnih oznak označite mesto čakanja na dvigalo – označite tudi varne razdalje med posamezniki, ki čakajo;
• pred vhodom v dvigalo lahko postavite varnostnika, ki bo skrbel, da bodo ljudje v dvigalo vstopali varno, z ustrezno varnostno razdaljo;
• omejite število ljudi v dvigalu, da zagotovite varno razdaljo;
• na tla v dvigalu nalepite oznake, ki označujejo mesto, kjer lahko posamezniki v dvigalu stojijo, da ohranjajo ustrezno razdaljo;
• v dvigalo namestite sredstvo z razkuževanje rok in ljudi na vidnem mestu opozorite, da se gumbov v dvigalu dotikajo samo z razkuženimi rokami;
• redno čistite in razkužujte dvigala in točke, ki se jih ljudje pogosto dotikajo.

Prijavite se na naše e-novice, kjer vas obveščamo o novostih in idejah s področja načrtovanja delovnih prostorov.

Kakšna bo torej nova normalnost?

Številna podjetja so bila prisiljena prilagoditi način dela, da bi zmanjšala negativne vplive krize. Ob tem so prišla do številnih novih spoznanj o organizaciji dela in medsebojnem sodelovanju. Med njimi so tudi takšna podjetja, ki so spozanala, da lahko brez težav poslujejo na daljavo. To pomeni, da bo določen procent njihove ekipe od zdaj naprej delo opravljal od doma. Poleg kratkoročnih prihrankov, bi se lahko pokazali tudi ostali pozitivni učinki dela na daljavo. Negativne vidike dela na daljavo (občutek osamljenosti, zabrisana meja med delom in domom …) bi lahko izravnali s pozitivnimi, kot so prilagodljiv delovni čas, več časa za prijatelje, prihranek časa in denarja za prevoz na delo …

Zagotovo bodo imeli časi karantene vpliv na to, kako podjetja razmišljajo o organizaciji delovnih prostorov, infrastrukturi in tehnologiji, ki bo podpirala nov način dela. Veliko se bomo še naučili v mesecih, ki prihajajo. Jasno pa je, da lahko s tehnologijo in sredstvi, ki jih imamo na voljo, minimiziramo negativne učinke krize in poskušamo najti pozitivne zaključke.

COVID-19 kriza je zagotovo izpostavila potrebo po razvoju celovitejših strategij, usmerjenih v način gradnje in upravljanja stavb. Investitorji bodo morali več pozornosti nameniti blaženju tveganj, povezanih z naslednjo pandemijo, naravnimi nesrečami in drugimi dogodki, kot so na primer kibernetski napadi. Razviti bo potrebno jasne strategije spoprijemanja, ki bodo vključevale postopke, procese in tehnologijo potrebno za obvladovanje novega normalnega. Pri tem bodo imeli ključno vlogo fizični prostori. Potrebno bo poskrbeti za njihovo avtomatizacijo in možnost upravljanja na daljavo. Tu pa bo ključno vlogo zopet odigrala tehnologija. S pomočjo slednje, bomo prostore lahko upravljali na bolj varen, povezan in avtomatiziran način.

Za morebitna vprašanja, ideje ali pripombe se priporočam. Kontaktirate me lahko na elektronski naslov miha.prosen@studio-list.si.

Vir: Cushman & Wakefield (2020). Recovery Readines: A How-to Guide for Reopening Your Workplace.