So odprte pisarne res nočna mora vsakega zaposlenega?

Ko slišimo izraz odprte pisarne (t. i. open-plan offices), je asociacija, ki se največkrat pojavi, ogromen prostor z nešteto delovnimi mizami, kupom ljudi na enem mestu, pomanjkanjem zasebnosti, hrupom in slabim zrakom. Odprte pisarne so tudi zaradi medijev postale nekakšen sinonim za nekakovostne delovne prostore, v katerih si nihče ne želi delati. Pa je res vedno tako? Je res vsaka pisarna odprtega tipa slab delovni prostor?

Velikost delovnih prostorov ni merilo njihove izvrstnosti

V podjetju Leesman so leta 2019 naredili obsežno raziskavo, ki je vključevala več kot 235000 zaposlenih iz različnih podjetij širom sveta. Rezultati so pokazali, da kakovost delovnih prostorov ni neposredno odvisna od njihove točno določene velikosti oziroma kvadrature. Izjemne delovne pogoje je mogoče zagotoviti tako v prostorih z manjšo kot večjo površino. V večjih je sicer lažje zagotoviti dodatne prostore, namenjene raznolikim delovnim aktivnostim, medtem ko je v manjših, v katerih ljudje delajo bližje skupaj, lažje ohranjati kakovostne socialne stike.

Nadalje je raziskava pokazala, da kakovost delovnih prostorov ni neposredno pogojena z odmerjeno kvadraturo oziroma prostorom na posameznika. Seveda obstajajo neka priporočila, vendar pa je izjemne delovne prostore mogoče zagotoviti tako z večjo kot manjšo površino na posameznega člana ekipe.

Na splošno ugotovitve raziskave kažejo, da ima tisto, kar naredi delovne prostore izjemne, zelo malo opraviti s samo velikostjo prostora v absolutnem smislu. Ima pa ogromno opraviti s prilagojenostjo prostora potrebam ekip. Rezultati so namreč pokazali, da izjemne delovne izkušnje zagotavljajo tista podjetja, ki so poskrbela, da so delovni prostori prilagojeni potrebam in delovnim aktivnostim ekipe.

Glavni vodili načrtovanja delovnih prostorov naj ne bosta prihranek prostora in denarja

Ali je nek delovni prostor zasnovan kot t. i. open space, samo po sebi ne pove nič o njegovi kakovosti oziroma izjemnosti. Jasno pa je naslednje: odprte pisarne ne omogočajo učinkovitega dela, kadar so zasnovane izključno s ciljem, da podjetje v prostor spravi čim več ljudi, prihrani čim več denarja in povsem pozabi, da se v prostoru nahajajo ljudje, ki imajo različne fiziološke ter psihološke potrebe.

So pa seveda lahko odprte pisarne učinkovite, kadar so zasnovane po meri ekipe. V njih se lahko uporablja fleksibilno pohištvo, premične panele, rastline … s pomočjo katerih se lahko pregradi in ustvari fleksibilne prostore. S tem se oblikuje kotičke, ki omogočajo več zasebnosti in delo v mirnejšem in tišjem okolju, kadar je to potrebno. V odprtih prostorih se lahko zagotovi kakovostno prezračevanje in različna temperaturna območja, prilagojena različnim potrebam ekip. Določijo se pravila, ki ekipam omogočajo, da delajo na način, ki jim najbolj ustreza.

Če želimo ekipi zagotoviti optimalne pogoje za delo, morajo biti prostori prilagojeni njenim potrebam in vsakodnevnim delovnim aktivnostim. Preden se lotimo načrtovanja prostorov, moramo torej vedno najprej zbrati podatke na način, ki nam najbolj ustreza. V ta namen smo v našem podjetju pripravili spletni vprašalnik, ki zagotavlja hiter in učinkovit vpogled v želje ter potrebe vsakega posameznika iz ekipe.

Ni vsak delovni prostor odprtega tipa slab delovni prostor

Vsekakor ne moremo posplošiti, da odprte pisarne ne delujejo, ekipam ne omogočajo produktivnega dela in so za vsa podjetja škodljive. Tisto kar dejansko ne deluje, so prostori, ki niso prilagojeni potrebam in delovnim aktivnostim ekip, pa naj bodo ti zaprti (posamezne pisarne) ali odprti. Morda velja na tem mestu izpostaviti naslednjo trditev podjetja Leesman: Exceptional employee experience doesn’t happen accidentally — it is the result of an approach that puts the employee and their role in the organisation at the centre of leadership’s attention. Držimo se je.