Zakaj sploh še potrebujemo pisarne?

In če nadaljujem še z podvprašanjem: če obstoječih delovnih prostorov in poslovnih zgradb v tem trenutku ne bi bilo, bi jih najeli, ali zgradili še enkrat in na enak način?

V začetkih industrializacije, ko so ljudje morali biti fizično prisotni ob strojih, sta bili gradnja in urbanizacija logična posledica. Velike stroje so sčasoma zamenjali manjši. Pisalnim strojem so sledili računalniki, internet in druge visokotehnološke naprave ter storitve.

Čeprav danes pogosto ni nobene potrebe, da bi na delo prihajali v prostore delodajalca, je opravljanje dela v pisarnah kot dediščina industrializacije in enostavnejšega dodeljevanja dela ter nadzora, še vedno najpogostejši kraj izvajanja dela. Priznajmo si, da je večino, kar lahko zagotovi sodobna pisarna, možno zagotoviti tudi doma, vključno z dobro kavo.

V zadnjih desetletjih se na področju načrtovanja pisarn bolj ali manj ukvarjamo z variacijami modelov odprtih pisarn (open plan office, office landscape …), ki obljubljajo sodelovanje in povezovanje. Pogosto pa jih spremljajo tudi frustracije, kot so hrup, motnje in nepotrebni sestanki, da o izgubi časa ter denarja za potovanje na delovno mesto sploh ne govorimo.

Povezovanje in sodelovanje sta nujni komponenti uspešnih podjetij. Vprašanje pa je, kako se povezovati in sodelovati brez negativnih stranskih učinkov oziroma frustracij?

V teh tednih smo priča diskusijam, smernicam in priročnikom na temo vrnitve v delovne prostore. Priročnik, ki vam pomaga pri vračanju ekipe v vaše delovne prostore, smo pripravili tudi mi. Dostopen je tukaj. Večina informacij na to temo je seveda posledica želja podjetij, da se čim prej vrnejo nazaj v normalnost. Želja je razumljiva, saj so podjetja v nepremičnine in delovne prostore v preteklosti veliko investirala. Po drugi strani pa nam je karantena dodatno razkrila velik potencial in priložnost, da na novo osmislimo način dela, sodelovanja ter povezovanja. Življenjsko priložnost imamo, da se tega lotimo drugače. Tudi odgovornost. Če tokrat ne spremenimo nič, mogoče ne bo naslednje priložnosti.

Zakaj sploh potrebujemo pisarne?

Če začnemo na samem začetku, bi se najbrž morali vprašati naslednje (če tega slučajno še niste storili):

• Zakaj naše podjetje/organizacija obstaja? Kakšno je naše poslanstvo?
• Kakšna je naša vizija in kako jo bomo dosegli?
• Kaj moramo postoriti, da zastavljene cilje dosežemo?
• Kako naši delovni prostori, v katerih poslujemo, omogočajo doseganje naših ciljev?
• Kako ekipo povezati in spodbuditi pripadnost k skupnemu cilju?
• Kje na svetu moramo biti fizično prisotni, da dosežemo svoje trge? Moramo biti sploh kje prisotni?
• Kakšna orodja potrebujemo – prostor, tehnologijo, aplikacije, storitve, opremo, informacije?
• Kdo mora sodelovati s kom? Kako moramo sodelovali? Kako pogosto?
• Kako moramo komunicirati in sodelovati z zunanjim poslovnim okoljem, oskrbovalnimi verigami, strankami in potencialnimi strankami?
• V kakšnem obsegu želimo vsakodnevno potovati? Kako to sovpada z našimi trajnostnimi cilji?
• Kako bomo zagotovili poslovno in osebno izobraževanje, razvoj ter rast?
• Kako bomo privabili najboljše kadre?
• Kakšne bodo v prihodnosti priložnosti in tveganja za delovanje na način, ki smo ga izbrali?

Nobeno izmed vprašanj, ki se jih morajo ekipe in podjetja najprej vprašati, ni neposredno povezano z delovnimi prostori. To niso nepremičninska vprašanja. O prostoru, ki ga potrebujemo, se začnemo spraševati šele, ko odgovorimo na temeljna vprašanja.Veliko ekip in podjetij je v tem času dodobra spoznalo prednosti in pomanjkljivosti dela od doma. Nekateri razmišljajo o dolgoročni ali celo 100 % uvedbi dela na daljavo.

Enoznačen odgovor na vprašanje, kaj je pisarna prihodnosti, ne obstaja. Nasvete za delo od doma so nasledili nasveti za vrnitev v pisarne z dodanimi ukrepi socialnega distanciranja v pisarnah. Ustvarja se pritisk za vrnitev v normalo. Pa vendar imamo priložnost, da način dela, sodelovanja in povezovanja zastavimo drugače – v skladu s potrebami podjetij ter njihovih ekip. Seveda je pravi odgovor lahko tudi to, da še naprej vse počnemo enako kot prej.

Ko razmišljate o novi realnosti delovnega okolja, si najprej zastavite vprašanja zgoraj. Ko boste nanje odgovorili, me iskreno zanima, ali boste pristali na okolje, prostore in način dela, ki so bili za vas samoumevni pred karanteno? Z veseljem bom prisluhnil vašim ugotovitvam. Srečno.

Fotografije: Rok Deželak

Dodatni viri: https://workessence.com/whats-this-for-the-office-that-is/