Z enostavnimi pravili do manj hrupnega in manj motečega delovnega okolja

V delovnih prostorih se vsakodnevno dogaja interakcija med ekipo, strankami in drugimi obiskovalci. Posledica je hrupno delovno okolje, s številnimi prekinitvami delovnega procesa. Zmanjševanja hrupa in neprestanega medsebojnega motenja ekipe se lahko lotimo na različne načine. Nekateri med njimi zahtevajo obsežnejše posege v strukturo in organizacijo prostora, kar lahko pomeni večje stroške, več časa in potrebo po strokovni pomoči. Drugi so preprostejši in hitrejši, izvedete pa jih lahko tudi sami. Med slednje zagotovo spada določitev jasnih pravil komunikacije oziroma interakcije med delovnim časom.

Zakaj smo se v naši ekipi odločili, da potrebujemo pravila?

Naši delovni prostori so odprtega tipa (open space). Na eni strani potrebujemo mir in tišino za izvedbo zahtevnejših delovnih aktivnosti, po drugi strani pa cenimo živahnejše okolje, v katerem je omogočeno sodelovanje, učenje ter druženje. S povečanjem ekipe je odprt prostor zaradi različnih motenj, kot so telefonski klici, sestanki in sodelovanje, postal bolj hrupen. Nemoteno opravljanje delovnih nalog je kar naenkrat postalo bistveno težje.

Prijavite se na naše e-novice, kjer z vami delimo praktične nasvete, kako organizirati delovne prostore, da bodo prilagojeni vašim delovnim procesom in potrebam ekipe.

Kako smo določili pravila in kakšna so?

Začeli smo z identifikacijo dveh glavnih motilcev delovnega procesa: hrupnega okolja, ki izhaja iz interakcij med prisotnimi, in pogostih prekinitev dela zaradi klicev, sestankov in pogovorov. Nato je vsak član ekipe prispeval svoje ideje za rešitve, ki smo jih zbrali v obsežen seznam. Pomembno je bilo, da je bila celotna ekipa vključena v oblikovanje pravil, se z njimi strinjala in jih na koncu tudi spoštovala.

Nekaj primerov naših pravil:

• delo, ki zahteva visoko stopnjo koncentracije (tiho delovno okolje), je predvideno vsako dopoldne od 8:30 do 12:00;
• to obdobje je namenjeno delu brez motenj, kot so interni/eksterni sestanki ali nepotrebni telefonski klici, čeprav obstajajo nekatere izjeme;
• za organizacijo ekipnih sestankov uporabljamo aplikacijo Teams;
• vprašanja ali prošnje za pomoč med sodelavci pošljemo preko aplikacije Teams, s pričakovanjem, da bo odgovor sledil, ko bo to mogoče;
• popoldne, po 12. uri, je čas rezerviran za sodelovanje, učenje in druženje;
• vse telefonske klice do 12.00 sprejema vodja pisarne in o njihovi vsebini obvesti ostale po 12.00 uri (razen v primeru nujnih klicev oziroma klicev, ki so potrebni za nemoteno opravljanje dela);
• telefonski klici se opravljajo v govorilnici ali izven delovnega prostora, da se ne moti sodelavcev;
• po možnosti se sestanki z ekipami in strankami organizirajo v sejni sobi, govorilnici ali izven skupnih delovnih površin, da se ne ovira dela ostalih članov ekipe.

To je le nekaj pravil, ki smo jih po skupnem dogovoru uvedli v naših prostorih. Prilagojena so vsakodnevnim delovnim aktivnostim in specifičnim potrebam zaposlenih. Nesmiselno bi bilo trditi, da bodo uspešno delovala tudi pri vas. Oblikujte svoja pravila, ki bodo optimalno delovala znotraj vaših prostorov, ob upoštevanju vaših delovnih nalog in potreb ekipe.

Pri tem bodite realni. Med delovnim dnem je skoraj nemogoče preprečiti vse motnje in zagotoviti popolno tišino. Verjetno si želite, da lahko ekipa enostavno in hitro dostopa do sodelavcev pa tudi vodstva. Hkrati pa imejte v mislih, da ni nujno, da so zaposleni za sodelavce in stranke dosegljivi vsak trenutek, ves dan. Vsak naj ima možnost, da svoje delo opravi v miru in brez stalnih prekinitev, ko to želi.